Een klant betaalt niet. De reflex is bellen, nog eens bellen, en dan boos worden. Juridisch gezien telt vooral wat u schriftelijk heeft gedaan en in welke volgorde.
Stap 1: controleer of de vordering opeisbaar is
Is de betalingstermijn verstreken? Staat er een termijn in de overeenkomst of in uw algemene voorwaarden, en zijn die voorwaarden op de juiste manier van toepassing verklaard? Is er geen termijn afgesproken, dan geldt in zakelijke verhoudingen in beginsel dertig dagen.
Let op één ding: algemene voorwaarden gelden alleen als de klant er vóór of bij het sluiten van de overeenkomst kennis van heeft kunnen nemen. Een verwijzing op de factuur is te laat.
Stap 2: stuur een ingebrekestelling
Dit is de stap die het vaakst wordt overgeslagen en die het meest kost. Voor het grootste deel van de vorderingen geldt dat de schuldenaar pas in verzuim raakt na een schriftelijke aanmaning waarin u een redelijke termijn geeft om alsnog na te komen.
Geen verzuim betekent: geen wettelijke rente, geen incassokosten, geen recht op ontbinding of schadevergoeding. Een e-mail volstaat, mits u er een termijn in noemt en bewaart wat u heeft gestuurd.
Is uw klant een consument, dan gelden strengere regels. U moet een zogenoemde veertiendagenbrief sturen waarin u de consument nog veertien dagen geeft, gerekend vanaf de dag ná ontvangst, en waarin u precies vermeldt welke incassokosten volgen als er niet wordt betaald. Klopt die brief niet, dan bent u de incassokosten kwijt.
Stap 3: reken door wat u kunt vorderen
- Hoofdsom — het openstaande bedrag.
- Rente — tussen bedrijven de wettelijke handelsrente, die aanzienlijk hoger ligt dan de gewone wettelijke rente. Bij consumenten de gewone wettelijke rente.
- Buitengerechtelijke incassokosten — bij consumenten volgens een wettelijke staffel met een minimum; bij zakelijke klanten kan daarvan bij overeenkomst worden afgeweken.
Stap 4: kies bewust tussen regeling en procedure
Voordat u dagvaardt, is er één vraag die alle andere overstijgt: valt er iets te halen? Een vonnis op een lege bv levert niets op behalve kosten. Een betalingsregeling met erkenning van de schuld is dan vrijwel altijd beter dan gelijk krijgen zonder betaald te worden.
Is er wel verhaal, dan is een procedure een reëel middel. Vorderingen tot € 25.000 worden behandeld door de kantonrechter. Daar is bijstand door een advocaat niet verplicht en kunt u zich laten bijstaan door een gemachtigde.
Stap 5: leer ervan voor de volgende opdracht
De meeste incassoproblemen zijn te voorkomen met drie afspraken vooraf: een aanbetaling, een duidelijke betalingstermijn in de offerte, en algemene voorwaarden die aantoonbaar zijn meegestuurd. Dat kost eenmalig moeite en scheelt structureel geld.
Tot slot
Dit is de hoofdlijn. Welke stap in uw geval de juiste eerste is, hangt af van wat er is afgesproken en van wie uw klant is. Loopt er een verjaringstermijn, meld dat dan meteen — dan schuift dat voor.
